เป็นการบันทึกขอเบิกเงินทดรองก่อนการเบิกจริง เพื่อใช้ในการตรวจสอบข้อมูลอีกครั้งก่อนที่จะมีการบันทึกเบิกเงินทดรองจริง โดยผู้ที่บันทึกขอเบิกเงินทดรองจะเป็นพนักงานของบริษัทเท่านั้น
เพื่อบันทึกรายการเบิกเงินทดรองให้กับพนักงาน เพื่อนำไปใช้ในการจ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ของทางบริษัท สามารถระบุรายละเอียดการเบิกเงินทดรองได้ รายการ จำนวนเงิน พนักงานที่เกี่ยวข้อง ตลอดจนรายละเอียดของเงินทดรอง
เพื่อบันทึกการขออนุมัติในการขอเคลียร์เงินทดรอง หลังจากที่มีการเบิกจ่ายเงินทดรองไปแล้ว และหลังจากที่พนักงานจ่ายค่าใช้จ่ายเป็นที่เรียบร้อยแล้วจะต้องนำเงินทดรอง ส่วนที่เหลือจากจ่ายดังกล่าวพร้อมเอกสารใบเสร็จรับเงิน มาเคลียร์เงินทดรองจ่ายให้แก่บริษัท
เพื่อบันทึกรายการเคลียร์เงินทดรองจ่ายที่พนักงาน แต่ละคนเบิกไปใช้จ่ายแต่ละครั้ง โดยหลังจากที่เบิกไปแล้ว จะต้องนำเอกสารใบเบิกดังกล่าว มาบันทึกเคลียร์เงินทดรองอีกครั้ง ในกรณีนี้อาจจะมีส่วนของเงินทดรองคงเหลือ ซึ่งจะต้องจ่ายคืนให้แก่บริษัท หรือเงินทดรองขาด ซึ่งทางบริษัทจะต้องจ่ายเพิ่มเติม อีกครั้ง