วัตถุประสงค์
1. เพื่อตรวจสอบความเคลื่อนไหวและยอดคงเหลือของสต๊อกสินค้า
2. เพื่อการตรวจสอบการรับสต๊อกสินค้าจากผู้ขาย และ การบริหารงานขายรวมทั้งการจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า
3. เพื่อสามารถตรวจสอบรายงานการซื้อ – ขายสินค้าเพื่อนำข้อมูลไปวิเคราะห์และบริการสต๊อกสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพ
4. เพื่อสามารถตรวจสอบผลการดำเนินงาน เช่น รายงานงบกำไรขาดทุนจากการขายได้ เป็นต้น
5. เพื่อการตรวจสอบยอดหนี้คงค้างเพื่อวางแผนการบริหารการเงินทั้งด้านรับ-จ่ายชำระหนี้ เป็นต้น
การเตรียมข้อมูลเบื้องต้น
ขั้นตอนที่ 1 การเตรียมผังบัญชีเมนู Enterprise Manager >GL Setup > กำหนดรหัสผังบัญชี จะต้องสร้างบัญชี เช่นหมวด
| ลูกหนี้การค้าในประเทศ |
สินทรัพย์ |
11300-01 |
| เงินสด |
สินทรัพย์ |
11110-001
|
ภาษีซื้อ
|
สินทรัพย์
|
11640-03
|
เจ้าหนี้การค้า-ในประเทศ
|
หนี้สิน
|
21200-01
|
ภาษีขาย
|
หนี้สิน
|
21640-01
|
(บัญชี ซื้อมา-ขายไป จะใช้ในกรณีบันทึกบัญชีสินค้าแบบ Periodic)
ขั้นตอนที่ 2 เตรียมข้อมูลเจ้าหนี้ เมนู Enterprise Manager >AP Setup >กำหนดรหัสเจ้าหนี้
เตรียมข้อมูลลูกหนี้ เมนู Enterprise Manager >AR Setup >กำหนดรหัสลูกหนี้
ขั้นตอนที่ 3 เตรียมข้อมูลสินค้า เมนู Enterprise Manager>IC Setup > กำหนดรหัสสินค้า
ขั้นตอนที่ 4 สร้างเอกสารเชื่อมบัญชีที่เกี่ยวกับธุรกิจชื้อมา-ขายไปที่ เมนู Enterprise Manager > GL Setup>กำหนดเอกสารเชื่อม GL เช่นหัวข้อ ซื้อเชื่อ, ขายเชื่อ,จ่ายชำระหนี้,รับชำระหนี้
ขั้นตอนที่ 5 กำหนดรูปแบบบัญชีรายการรายได้จากการขาย ที่เมนู Enterprise Manager> GL Setup >กำหนดรหัสบัญชีรวม
ที่ Tab GL โปรแกรมจะบันทึกบัญชีซื้อสินค้า,ตั้งเจ้าหนี้การค้าให้ตามที่มีการผูกที่เอกสารเชื่อม GL
ขั้นตอนการบันทึกรายการ
1. สามารถเข้าไปบันทึกรายการได้ที่เมนู Purchase Order > PO Data Entry >หน้าต่างซื้อเชื่อ เมื่อมีการบันทึกรายการที่หน้าจอนี้จะมีผลในการเพิ่ม Stock สินค้าและราคา / หน่วยที่บันทึกจะวิ่งเข้าต้นทุนสินค้าทันที
ที่ Tab GL โปรแกรมจะบันทึกบัญชีซื้อสินค้า,ตั้งเจ้าหนี้การค้าให้ตามที่มีการผูกที่เอกสารเชื่อม GL
2. เมื่อมีการซื้อสินค้าเข้ามาเพิ่มใน Stock แล้วฝ่ายขายสามารถตรวจสอบ Stock คงเหลือสินค้าเพื่อบันทึกขายเชื่อได้โดย ตรวจสอบได้ที่เมนู Inventory Control > IC Analysis Report > รายงานสินค้าและวัตถุดิบ
3. เมื่อมีการจ่ายชำระหนี้จากการซื้อสินค้าสามารถเข้าไปบันทึกรายการได้ที่เมนู Account Payable > หน้าจอจ่ายชำระหนี้
ที่ Tab GL โปรแกรมจะบันทึกบัญชีล้างเจ้าหนี้การค้าให้ตามที่มีการผูกที่เอกสารเชื่อม GL
4. ขั้นตอนนี้ฝ่ายขายจะบันทึกขายสินค้า ไปที่เมนู Sale Order> SO Data Entry >หน้าต่างขายเชื่อ ) เมื่อมีการบันทึกขายเชื่อแล้วโปรแกรมจะทำการตัด Stock และต้นทุนสินค้าให้ทันที
ที่ Tab GL โปรแกรมจะบันทึกบัญชีลูกหนี้การค้า,รายได้จากการขายให้ตามที่มีการผูกที่เอกสารเชื่อม GL
5. เมื่อมีการบันทึกรายการขายสินค้าแล้วสามารถทำการตรวจสอบข้อมูลการได้จากรายงานขายเชื่อที่เมนู Sale Order> SO Reports > รายงานขายเชื่อ
6. สามารถทำการตรวจสอบต้นทุนสินค้าที่ซื้อมา – ขายไป ได้ที่เมนู Inventory Control > IC Analysis Report > รายงานบัญชีพิเศษและบัญชีคุมสินค้า (FIFO)
7. เมื่อมีการรับชำระหนี้จากการขายเชื่อสามารถเข้าไปบันทึกได้ที่เมนู Account Receivable > AR Data Entry > รับชำระหนี้
8. สามารถตรวจสอบรายงานงบกำไรขาดทุนได้ที่เมนู General Ledger > GL Financial Statements > กระดาษทำการ