ขั้นตอนการบันทึกดังนี้
1. ทำการบันทึกรายการปิดบัญชี โดยบันทึกรายการปรับปรุงลงใน General Ledger => GL Data Entry => รายการรายวัน
2. บันทึกรายการปรับปรุงบัญชี
การบันทึกรายการปิดบัญชี
2.1 ปิดสินค้าต้นงวด
Dr. สินค้า/วัตถุดิบ ต้นงวด (หมวด 5) รายงานบัญชีพิเศษและบัญชีคุมสินค้า
Cr. สินค้า / วัตถุดิบ คงเหลือ (หมวด 1)
2.2.ปิดสินค้าปลายงวด นำข้อมูลมาจากรายงาน IC นำยอดสินค้าคงเหลือมาบันทึก (บัญชีพิเศษและบัญชีคุมสินค้า)
Dr. สินค้า/วัตถุดิบ คงเหลือ (หมวด 1)
Cr. สินค้า/วัตถุดิบ ปลายงวด (หมวด 5) รายงานบัญชีพิเศษและบัญชีคุมสินค้า
2.3 ปิดค่าเสื่อมราคา
Dr. ค่าเสื่อมราคา
Cr. ค่าเสื่อมราคาสะสม
2.4 ปิดรายได้ - คชจ. เข้ากำไรขาดทุน
Dr.รายได้/กำไรขาดทุน
Cr.ค่าใช้จ่าย
2.5 ปิดภาษีซื้อ - ภาษีขาย
Dr. ภาษีขาย
สรรพากร
Cr.ภาษีซื้อ
2.6 ปิดภาษีหัก ณ ที่จ่าย
Dr. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย Dr. ภาษีหัก ณ ที่จ่ายค้างจ่าย
Cr.ภาษีหัก ณ ที่จ่ายค้างจ่าย Cr. เงินสด หรือ เช็ค
2.7 ปิดประกันสังคม
Dr.ประกันสังคม Dr. ประกันสังคมรอนำส่ง
Cr.ประกันสังคมรอนำส่ง Cr. เงินสด หรือ เช็ค
2.8 ปิดกำไรขาดทุน เข้ากำไรสะสม (ถ้าปิดบัญชีสิ้นปีไม่ต้องปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้าบัญชีกำไรสะสม โปรแกรมจะปิดให้อัตโนมัติ)
Dr.กำไรขาดทุน Dr. กำไรสะสม
Cr.กำไรสะสม Cr. กำไรขาดทุน
3. เมื่อทำการบันทึกปรับปรุงรายการเรียบร้อยแล้ว ให้ไปทำการประมวลผลเพื่อปิดบัญชี โดยไปที่ General Ledger =>
GL Data Entry => ปิดบัญชีสิ้นปี
4. การปิดบัญชี
4.1 ระบุปีภาษีที่ต้องการปิดบัญชี
4.2 ระบุผังบัญชีที่ท่านต้องการให้ปิดกำไร (ขาดทุน) สุทธิเข้าบัญชี ให้เลือกผังบัญชีชนิด “กำไรขาดทุนสะสม”
4.3 ใช้สำหรับกรณีก่อนที่จะทำการปิดบัญชีสิ้นปีให้โปรแกรมตรวจเช็คการ Post GL ว่ามีรายการใดในระบบที่ควรจะ Post GLแต่ยังไม่มีการ Post
4.4 กรณีที่เปิดบัญชีแล้วต้องการให้โปรแกรมกำหนดงวดบัญชีงวดต่อไปให้ (แต่ถ้ากำหนดไว้แล้วไม่ต้องเลือกให้กำหนดใหม่อีก)
4.5 คลิก End GL เสร็จแล้วจะมีข้อมูลยอดยกมาให้ตรวจสอบ