Site MapContact Us
Cart Buy Now or Call 0-2402-6117, 08-8258-3131
0-2402-8107, 08-8258-3535
Search

การวางแผนระบบบัญชีสำหรับธุรกิจ SMEs



การบัญชีมีคำนิยามต่างๆ กันตามความนิยม แต่ที่ใช้กันมาก ได้แก่คำนิยามของสมาคมผู้สอบบัญชีรับอนุญาตของประเทศ สหรัฐอเมริกา ซึ่งกล่าวไว้ว่า การบัญชีหมายความถึง การจดบันทึก การจำแนก การสรุปผลละการรายงานเหตุการณ์เกี่ยวกับการเงิน โดยใช้หน่วยเป็นเงินตรารวมทั้งการแปลความหมายของผลการปฏิบัติดังกล่าวด้วย จะเห็นได้ว่าในกระบวนการทำบัญชีนั้น จะต้องเริ่มด้วยการรวบรวมเอกสารหลักฐานของเหตุการณ์ทางการเงินของธุรกิจหรือ เรียกอีกอย่างว่ารายการค้าเพื่อนำมาจดบันทึก เรียงตามลำดับก่อนหลังในสมุดรายวัน แล้วจึงนำมาจำแนกแยกประเภทของรายการค้าในสมุดแยกประเภท จากนั้นทุกรอบระยะเวลา ตามแต่ที่เราต้องการ เช่นทุกเดือน หรือทุกไตรมาส หรือทุกปี ก็จะมาทำการสรุปผลสิ่งที่บันทึกแยกประเภทไว้แล้วนี้ออกมาเพื่อ แสดงฐานะทางการเงิน(งบดุล) ผลการดำเนินงาน (งบกำไรขาดทุน) และผลการเปลี่ยนแปลงฐานะทางการเงิน (งบแสดงการเปลี่ยนแปลงฐานะทางการเงิน) ซึ่งงบที่แสดงผลสรุปนี้เรียกรวมว่า งบการเงิน และงบการเงินที่ได้มาก็จะนำมาแปล ความหมายในรูปของการวิเคราะห์งบการเงินต่อไป

ประโยชน์ของการบัญชี

เมื่อมีการจัดทำบัญชีแล้ว กิจการก็จะได้รับประโยชน์จากรายงานทางการการบัญชีในด้านต่างๆมากมายได้แก่ บัญชีทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการควบคุมดูแลทรัพย์สิน เช่นบัญชีแสดงยอดเงินสดคงเหลือย่อมเป็นการบังคับให้ผู้รักษาเงินสด ต้องรับผิดชอบในยอดเงินสดให้ตรงกับที่ปรากฏตามบัญชี

การบัญชีเป็นวิธีการเก็บรวบรวมสถิติอย่างหนึ่งซึ่งจะเป็นประโยชน์แก่ผู้ บริหารในการควบคุมให้การดำเนินงานเป็นไปโดยมี ประสิทธิภาพ ช่วยป้องกันความผิดพลาดในการทำงาน เช่นไม่หลงลืมจ่ายค่าใช้จ่ายซ้ำ และใช้ตรวจสอบความถูกต้องได้ในภายหลัง ช่วยคำนวณผลกำไรขาดทุนของกิจการสำหรับระยะเวลาหนึ่งรวมทั้งยังช่วยแสดงฐานะ ของกิจการในขณะใดขณะหนึ่งด้วย

ระบบบัญชี

ระบบบัญชี แบ่งแยกเป็นส่วนย่อยได้ดั้งนี้คือ

1. ระบบการรวบรวมจัดเก็บข้อมูลรายการทางการเงิน โดยกำหนดแบบพิมพ์หรือเอกสารที่กิจการใช้อยู่แล้วในการทำธุรกิจเช่น ใบส่งสินค้า ใบรับสินค้า ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน ใบสำคัญจ่ายเงิน เป็นต้น ซึ่งเป็นแหล่งข้อมูลที่กิจการจะใช้ในการบันทึก รายการทางบัญชี

2. ระบบในการบันทึกรายการทางเงินเหล่านี้ตามลำดับก่อนหลัง โดยกำหนดประเภทของสมุดรายวันขั้นต้น ซึ่งทั่วไปก็ได้แก่ สมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันขาย สมุดรายวันซื้อ สมุดเงินสด เป็นต้น เพื่อใช้ในการบันทึกรายการดังกล่าว

3. ระบบการแยกประเภทบัญชี โดยกำหนดจากประเภทของสินทรัพย์ หนี้สิน รายได้ ค่าใช้จ่ายตามความเหมาะสมของแต่ละกิจการ เพื่อใช้ในการผ่านรายการบัญชี

4. ระบบในการจัดทำรายงานในรูปงบการเงินซึ่งได้แก่การวางรูปแบบของงบดุล งบกำไรขาดทุน และรายงานอื่นๆตามที่กิจการต้องการ

การวางแผนระบบบัญชี

ดังได้กล่าวมาแล้วว่าบัญชี คือการรวบรวมข้อมูลรายการค้าของกิจการ ดังนั้นพนักงานทุกคนของกิจการต่างก็มีส่วนอยู่ตลอดเวลาที่ ก่อให้เกิดรายการค้าขึ้น จึงมีความจำเป็นที่จะต้องกำหนดให้ชัดเจนว่ามีการทำรายการค้าอย่างหนึ่งอย่าง ใดขึ้น พนักงานคนใดต้อง ทำอะไร ใช้เอกสารแบบพิมพ์อะไร กรอกข้อความอะไรลงในแบบพิมพ์ที่กำหนดนั้นเรียบร้อยแล้วต้องนำส่งให้พนักงาน บัญชีอย่างไร และเมื่อพนักงานบัญชีได้รับแล้วจะต้องบันทึกอย่างไร ขั้นต่างๆที่กล่าวข้างต้นคือการวางแผนระบบบัญชีนั้นเอง ซึ่งกิจการโดยทั่วไป พอจะแยกธุรกรรมหลักๆที่ต้องวางหลักการ

ขั้นตอนในการทำงานเพื่อใช้ในการบันทึกรายการทางบัญชีได้ดังนี้

1. ระบบบัญชีสำหรับการจัดซื้อและควบคุมสินค้าคงเหลือ

2. ระบบบัญชีสำหรับการขายและควบคุมลูกหนี้

3. ระบบบัญชีสำหรับการคำนวณต้นทุนในการผลิต

4. ระบบบัญชีสำหรับเงินสดรับ

5. ระบบบัญชีสำหรับเงินสดจ่าย

เมื่อวางระบบกำหนดหน้าที่ของแต่คนได้แล้ว ในการบันทึกรายการทั้งในระดับตามเวลาก่อนหลัง และบันทึกแยกประเภทบัญชี ตลอดจนการจัดทำรายงาน กิจการอาจพิจารณาใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้าช่วยได้ซึ่งปัจจุบันมีซอฟแวร์สำเร็จ รูปทางบัญชีให้เลือก มากมายในท้องตลาด



บทความโดย : อาจารย์สุเทพ ด่านศิริวิโรจน์
ประกาศบทความโดย : http://www.prosoftmyaccount.com
Knowledge
การบัญชีสำหรับกิจการขนาดเล็ก